Nous allons voir aujourd'hui, avec Lionel Bertrand, directeur de la maison Rannou-Métivier (chocolatier, biscuitier, confiseur), la manière dont sont organisées les données et les commandes entre les magasins du groupe et le Siège. Nous verrons que son organisation s'appuie sur le logiciel XL Pos et un environnement Microsoft TSE. Il nous donnera également son avis sur les pièges à éviter concernant les choix technologiques destinés à équiper un petit groupe de magasins.
Concernant la gestion des commandes fournisseurs, comment chacun de vos magasins est-il organisé ?
Chaque magasin dispose de deux outils : la caisse bien sûr, mais également un accès TSE vers le siège qui leur permet de passer les commandes fournisseurs, gérer les réceptions, ainsi que le stock.
Comment gérez-vous les commandes internes (des produits que vous produisez) et les commandes de fournisseurs extérieurs ?
En fait, l'organisation s'appuie sur deux structures : la production d'une part, et les magasins d'autre part.
Les magasins passent donc des commandes aux différents services de la production, comme si c'étaient des fournisseurs externes.
Pour revenir à notre choix de prestataire (pour l'informatisation du groupe), toute cette organisation a été pensée et discutée avec XL Soft, alors qu'avec Cegid et Sage, nous n'avons jamais pu atteindre ce niveau de discussion.
Je ne sais pas si vous voyez ce que je veux dire, mais c'était quelque chose de fondamental pour nous, car une fois que nous avions bien bien étudié et visualisé la manière dont les données allaient être organisées, nous savions où nous allions, en sachant ce que nous pouvions faire et ce que nous ne pouvions pas faire.
Avec d'autres prestataires, nous avions parfois l'impression que nous allions signer les yeux fermés, ce qui est très gênant vu l'investissement, en temps et en argent, que représente l'informatisation d'une entreprise.
Selon vous, quels sont les points les plus sensibles de l'informatisation d'un groupe de magasins comme le votre ?
À mon avis, il y a deux choses qui doivent faire souvent peur aux commerçants : la première est de travailler sur un logiciel fait sur mesure, c'est-à-dire spécifique à l'entreprise, ce qui peut paraître être un avantage, mais qui, à notre époque mouvante, est à mon sens dangereux, puisque l'on est pieds et mains liés, financièrement et techniquement ; en effet, chaque demande d'amélioration du logiciel pourra être facturée au prix fort (puisqu'elle sera faite uniquement pour vous), et que des erreurs techniques non décelées à temps pourront avoir de graves conséquences (alors que sur un produit standard, des milliers d'entreprises clientes font remonter les problèmes rapidement, ce qui fait que les bugs sont rapidement identifiés et corrigés). XL Soft a refusé de travailler de cette façon, et à mon avis c'est un atout important.
La deuxième chose, c'est de travailler en environnement multi-base de données, c'est-à-dire avec une base de données dans chaque magasin et au siège. Cette façon de travailler me semble très fragile, et à mon avis, il faut la fuir comme la peste !
De notre côté, nous travaillons avec une seule base administrateur au siège, et tout le monde travaille avec la même base de données.
La base de données n'est-elle pourtant pas dupliquée dans chaque site ?
Oui, pour la caisse, mais comme nous travaillons en TSE, il n'y a vraiment qu'une seule base de données, c'est primordial.
