Le logiciel de caisse Quoram intègre une fonctionnalité appelée "Apprentissage", plus souvent connue sous l'appellation "Mode école" dans d'autres logiciels. Comme son nom le suggère, ce mode permet de faire des tests, d'apprendre le logiciel, de former un vendeur, etc. Le mode école est très connu, car il était déjà présent sur la plupart des anciennes caisses enregistreuses électroniques. De nombreux logiciels de caisse ont repris ce mode de fonctionnement, mais on se rend compte qu'il est souvent plus limité qu'on pourrait le penser, nous allons voir ça d'un peu plus près aujourd’hui.
Le mode école traditionnel est souvent implémenté uniquement dans le module de vente en caisse et agit généralement seulement sur certaines fonctionnalités.
Pour faire court, imaginons que vous montrez le fonctionnement d'une vente à un vendeur. Pour cela, vous passez en mode école, et tout ce que vous allez taper pendant cette vente ne sera pas enregistré dans la base de données du logiciel, ce qui vous permet de former votre vendeur sans que cela ait d'incidence sur votre chiffre d'affaires et vos Z de caisse.
Quoram permet cela, mais fonctionne plus intelligemment : dès que vous passez en mode apprentissage, toute la base de données du logiciel est dupliquée dans une base de test, et c'est sur cette base de données que vous allez travailler pour vos formations.
Qu'est-ce que cela change en pratique ? Déjà, TOUT le logiciel peut être testé. Il n'y a pas de risque que telle ou telle fonctionnalité ne soit pas gérée par le mode école, puisque le logiciel ne travaillera pas avec les données de travail, mais uniquement et entièrement avec des données de test.
Surtout, vous pourrez aussi comprendre et vérifier les conséquences des actions (vente, encaissement, gestion de stock, commande, Z de caisse, stats...), puisque chaque action est enregistrée (mais donc dans une base de données différente).
Prenons un exemple : avec le mode école classique, en tout cas tel qu'il est souvent géré par les logiciels de caisse, vos actions ne sont pas enregistrées. Par exemple, vous pouvez taper une vente, la valider, et cette vente ne sera pas enregistrée dans la base de données.
C'est pratique, car vous aurez pu saisir une vente complète sans incidence sur votre comptabilité. Par contre, comme elle n'aura pas été enregistrée, il sera plus difficile de vérifier les conséquences de cette vente (compte client, X et Z de caisse, stats, carte de fidélité...), ou même des actions en dehors du module de caisse (gestion, stock, commandes...), ou des actions un peu plus complexes.
Ainsi, si vous avez besoin de faire un bon d'achat à un client, mais que vous ne vous souvenez plus comment les gérer, vous pouvez activer le mode apprentissage de Quoram, aller en vente, tester les fonctionnalités pour essayer de saisir un bon d'achat, valider la vente, vérifier comment le bon d'achat s'imprime (pour le donner au client), vérifier aussi ensuite la manière dont le bon d'achat est signalé dans la fiche du client, etc.
Comme vous pouvez le voir, le bon d'achat aura bien été enregistré, c'est l'avantage de ce mode de fonctionnement de Quoram. Vous pourrez donc aussi tester et vérifier la suite de du traitement du bon d'achat : annulation du bon, utilisation comme moyen de paiement, etc. Vous pourrez aussi éditer le Z de caisse, vérifier comment le bon d'achat apparaît sur ce Z, vérifier comment le bon apparaît dans les statistiques, comment il est traité au niveau de la carte de fidélité, etc.
Une fois que vous aurez fait tous vos tests, il suffira de quitter le mode apprentissage en cliquant sur un menu, tout ce que vous venez alors de faire aura alors disparu, puisque vous reviendrez à votre base de données de travail.
La prochaine fois que vous activerez le mode apprentissage de Quoram, la base de données de travail sera une nouvelle fois dupliquée dans la base de données de test. Ce qui fait que vos précédents tests n'apparaîtront pas, mais que vous retrouverez exactement les mêmes données que celles de votre base de données de travail à l'instant où vous avez activé le mode apprentissage.
C'est très pratique, puisque vous pourrez faire des tests sur toutes vos données, y compris sur les derniers comptes clients, articles, etc.
Vous pouvez par exemple faire une commande fournisseur pour vérifier si les seuils de réapprovisionnement sont bien réglés, puis, comme cette commande est enregistrée dans la base de données de test, voir comment effectuer sa réception en stock, etc.
Là encore, quand vous quitterez le mode apprentissage, vous retrouverez votre base de données de travail, vierge de tous ces tests.
