La question revient souvent. Bien qu'un logiciel de caisse est nettement mieux adapté (voire indispensable) dans la plupart des cas, la question peut se poser pour certains utilisateurs, d'autant que l'on trouve des logiciels de gestion commerciale complets à un tarif très abordable, alors que les logiciels de caisse de la même gamme de prix sont souvent indigents. Par expérience, et après tous les tests que nous avons faits, ne comptez pas trouver un bon logiciel de caisse à moins de 700 euros.
Alors, un petit logiciel de gestion commerciale peut-il remplacer un logiciel de caisse ? Examinons ensemble les différents besoins :
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Premier cas, vous vendez quelques objets dans la journée, vous avez une clientèle restreinte et quasiment jamais de clients qui attendent en caisse que vous ayez fini d'encaisser ou de facturer. Dans cette situation, un logiciel de gestion peut être adapté : il pourra gérer votre stock, vos commandes fournisseurs, votre fichier client, et vos factures clients.
Mais comprenez bien les limites de ce type de logiciel : il ne pourra pas faire de ticket de caisse (ce qui veut dire, selon la loi française, que vous serez alors obligé de faire une facture pour chaque vente. Une facture n'est obligatoire qu'à partir d'un certain montant, mais comme vous ne pourrez pas faire de vente "caisse ou comptoir", une facture devra être faite).
Certains lecteurs nous disent parfois qu'ils ont trouvé un logiciel de gestion commerciale pouvant imprimer des tickets de caisse. Soit, mais ne confondez pas la simple possibilité technique d'imprimer un ticket de caisse et la législation française sur les règles d'encaissement et systèmes de caisse. La législation française fiscale impose en effet certaines règles pour les caisses qui ne sont pas les mêmes que pour les logiciels de gestion. Attention, donc, à un contrôle fiscal qui pourra mal se passer pour cette raison et finir en rejet de comptabilité ! :-(
Par contre, si vous utilisez votre logiciel de gestion commerciale de manière classique (faire une facture pour chaque vente, etc.), il n'y a pas de problèmes, vous serez en règle, même en l'utilisant dans un commerce.
Autre limite : le processus de vente est plus lent et moins intuitif. Vous aurez souvent besoin de vous concentrer devant votre écran.
Voici par exemple ci-dessous un exemple de facturation avec Ciel Gestion Commerciale (logiciel de gestion) :
Et un exemple de processus de facturation avec un logiciel de caisse (GlobalPos), vous pouvez de suite voir que la présentation est plus intuitive et la saisie plus rapide :
Enfin, les logiciels de gestion commerciale communiquent généralement très mal avec les matériels de caisse (imprimante-ticket, tiroir-caisse, terminal CB, balance, etc.) et sont très peu adaptés à une saisie tactile. Par contre, les bons logiciels de gestion gèrent bien la douchette code-barre (de manière basique, en mode "émulation clavier"), l'imprimante bureautique, et parfois l'imprimante étiquette.
J'oubliais : ce type de logiciel de gestion ne gère pas non plus les cartes de fidélité et bien sûr toutes les particularités de certains commerces (TVA particulière sur produits d'occasion, règles de fonctionnement des dépôts-vente, etc.).
Alors quel intérêt de prendre un logiciel de gestion commerciale ? En dehors du prix (pour les petits logiciels de gestion), et dans le cadre du type de commerce que nous avons évoqué, ce type de logiciel a quand même certains atouts : Principalement, la possibilité de s'appuyer sur un grand éditeur de logiciels, sérieux et pérenne.
Deuxième atout : un réseau de revendeurs et formateurs locaux beaucoup plus vaste, ce qui fait que vous pouvez trouver plus facilement dans votre ville un formateur pour un logiciel de gestion commerciale connu.
Enfin, la grande variété de logiciels de caisse disponible sur le marché fait que l'on trouve tout et n'importe quoi... C'est d'ailleurs pour cela que nous publions régulièrement une liste des meilleurs logiciels de caisse.
Autre cas de figure : vous avez un commerce distribuant des produits que vous fabriquez ou que vous importez. Dans ce cas, si vous avez une gestion de production ou un besoin de solution de négoce très évoluée, mettez en concurrence les meilleurs logiciels de caisse avec les gros logiciels de gestion ou ERP (de type Sage), il n'y a qu'en les comparant que vous trouverez la solution la plus adaptée à vos besoins, mais dans le domaine de la gestion de production ou de négoce, un logiciel de gestion spécialisé est souvent plus adapté. Vous aurez des fonctions de caisse/commerce moins évoluées, mais une solution globalement plus adaptée et évolutive.
Pour tous les autres types de commerce, le logiciel de caisse sera très souvent bien plus adapté. Franchement, la différence de prix (s'il y en a une) en vaut souvent la chandelle, c'est quand même le centre de votre gestion ! (gestion, journaux de caisse obligatoires, fidélisation client, étiquetage, mailing client, commandes fournisseurs, etc.). Mais j'ai vu des commerçants rechigner à payer un logiciel de caisse, alors qu'ils dépensaient bien plus dans un présentoir du magasin !
