Une des particularités du logiciel de caisse Gestmag 2006 est d'intégrer une gestion commerciale puissante et complète. Pour tous les commerces faisant à la fois de la vente comptoir et du négoce (vente aux entreprises), c'est un atout important. Nous allons voir aujourd'hui que Gestmag 2006 intègre une nouvelle fonctionnalité de recherche par arborescence des documents commerciaux. Cette fonction est plus puissante qu'elle en a l'air, elle vous permettra également de fixer ou changer le statut d'un devis (accepté, refusé, en cours, etc.).
Concernant la partie Gestion Commerciale du logiciel de caisse Gestmag 2006, une nouvelle fonctionnalité de recherche de documents par arborescence fait son apparition. En fait, c'est bien plus qu'une simple fonction de recherche, comme nous allons le voir.
Vous pouvez trouver cette nouvelle fonctionnalité, "Recherche par arborescence", dans les menus contextuels des boutons "Saisie des documents" et "Modifier un document" de l'onglet "Clients/Documents" de l'écran principal.
Une fois cette fonctionnalité sélectionnée, vous pouvez voir une nouvelle fenêtre apparaître. Cette fenêtre de Gestmag 2006 est séparée en trois parties : en haut à gauche, vous pouvez voir l'arborescence de vos documents commerciaux, en haut à droite, la liste des documents correspondant à la sélection opérée dans l'arborescence, et enfin en bas de la fenêtre, le détail du document sélectionné.
L'arborescence comprend les factures, les devis, les commandes, les avoirs, les bons de livraison, et les pro forma. Si vous cliquez sur un de ces termes dans l'arborescence, vous pourrez voir la liste de tous les documents correspondants dans la partie droite de la fenêtre. Par exemple, si vous cliquez sur "Factures", la liste de toutes vos factures s'affiche dans la partie droite de la fenêtre.
Maintenant, si vous cliquez sur une de ces factures, son détail (la liste des articles, quantités et prix) s'affiche dans la partie basse de la fenêtre.
A l'intérieur de la liste des documents, vous pouvez retrouver précisément une facture grâce à différents critères : numéro de document, date, nom du client, montant total de la facture, etc. Pour faire une recherche sur ces critères, il suffit de cliquer sur l'icône "loupe" de la colonne correspondante.
Mais revenons à notre arbre d'arborescence, qui est très puissant. En face de chaque type de document (factures, avoirs, commandes, devis, etc.), vous pouvez voir une petite case "+" ; si vous cliquez sur cette case, vous déroulez l'arborescence, ce qui vous permet de faire des sélections plus précises.
Par exemple, pour les factures, vous pourrez demander au logiciel de caisse Gestmag 2006 de n'afficher que les soldées ou au contraire les non soldées. A l'intérieur de ces factures soldées ou non soldées, vous pouvez encore dérouler l'arbre pour sélectionner une année précise (2005, 2006, etc.). Si ce n'est toujours pas assez précis, vous pouvez de nouveau dérouler l'arbre d'arborescence pour obtenir les factures d'un seul mois.
Cela fonctionne de la même façon pour les devis et les commandes. Les devis ont une subtilité supplémentaire puisqu'il est possible de les sélectionner par état : "en cours", "négocié", "accepté", "refusé", "à supprimer", "autre".
Dans tous les cas, cet arbre d'arborescence de Gestmag 2006 permet une recherche très rapide et ludique des documents. Il sera ensuite possible de les visualiser, mais aussi de les imprimer. Vous pouvez aussi visualiser ou ajouter un fichier à chaque document (voir le précédent article sur la gestion documentaire de Gestmag), ou encore visualiser les règlements qui ont été effectués pour une facture.
Enfin, il est possible de changer le statut d'un devis directement de cette fenêtre. Vous pouvez par exemple indiquer qu'un devis qui était indiqué "En cours" est maintenant "Accepté".
Cette nouvelle fonctionnalité du logiciel de caisse Gestmag 2006 est donc très intéressante et vous permettra d'obtenir une vue de vos documents de manière assez pertinente.
