▶︎ Gestmag : Personnalisation de facture - Modèle de facture

Dans cette dernière partie du passage en revue des principales nouveautés du logiciel de caisse Gestmag, nous nous intéressons aux nouvelles possibilités de personnalisation des pièces commerciales (devis, commande, BL, facture, etc.). Le module de gestion commerciale de Gestmag est en effet très complet et permet, par exemple, de créer des modèles de facture qui pourront être par la suite complètement réutilisables. Cette nouvelle fonctionnalité permet, dans certaines activités, d'obtenir un gain de temps important lors de la réalisation de devis ou de factures.

Comme nous l'avons vu, cette version de Gestmag permet une personnalisation poussée des désignations d'articles. Mais cela va bien plus loin, puisque ce sont les pièces commerciales (devis, BL, commandes, factures, etc.) qui en bénéficient en premier lieu.

Selon le paramétrage choisi dans la fiche article, il est en effet possible de récupérer automatiquement la désignation personnalisée pour l'inclure dans la pièce commerciale. Dans ce cas, dès que l'on saisira un article dans la pièce, sa désignation personnalisée (mise en forme, couleurs, intégration d'images ou de photos, ajout de notice technique, etc.) sera automatiquement intégrée dans la pièce commerciale. La désignation personnalisée peut donc être un véritable bloc d'une certaine hauteur, intégrant sa propre mise en pages, des paragraphes, des photos, des indications techniques ou commerciales, etc.

Ces nouvelles désignations personnalisées seront bien sûr imprimées, mais sont également visibles à l'écran lors de la création (ou consultation) de la pièce commerciale. Concernant l'impression, de nouveaux modèles sont disponibles pour pouvoir prendre en compte toutes les nouvelles possibilités "graphiques" (couleurs, mise en forme, photos, images, etc.) des pièces commerciales.

Le module de saisie d'une pièce commerciale s'est vu également adjoindre quelques autres raffinements. Il est ainsi possible de déplacer, d'un simple clic, une ligne de la pièce, vers le haut ou le bas. L'ordre des lignes d'une pièce commerciale peut ainsi être totalement revu.

De la même manière que pour les désignations d'articles, il est également possible maintenant de créer des blocs de texte totalement libres. C'est-à-dire que vous pouvez créer des textes, les mettre en forme, insérer des photos ou des images, choisir la couleur de fond ou de caractère, etc.

Surtout, ces textes peuvent être enregistrables pour pouvoir être utilisés ultérieurement, de manière récurrente. Vous pouvez ainsi créer des textes concernant des avertissements techniques, des indications sur la garantie ou le S.A.V., etc. Ces textes pourront être ensuite intégrés dans n'importe quelle pièce commerciale, puisqu'ils peuvent être sauvegardés.

Mais la nouveauté la plus importante du module de gestion commerciale de Gestmag 2006 est peut-être de pouvoir sauvegarder n'importe quelle pièce commerciale (facture, devis, commande, BL, etc.) en un modèle réutilisable. Dans certaines activités, le gain de temps économisé peut être très important.

Prenons comme exemple un artisan serrurier qui effectue souvent le même type de facture. Il peut alors créer plusieurs factures types, comprenant par exemple chaque fois un type de serrure, une ligne "main d'oeuvre", une ligne "déplacement", et éventuellement quelques lignes de texte précisant la législation en vigueur concernant son travail et la garantie.

Pour chaque nouvelle facture, l'artisan n'aura plus qu'à appeler sa facture type, indiquer le nombre d'heures de travail, le coût du déplacement, et valider ! Dans ce cas, l'utilisateur n'aura eu à entrer que deux nombres, alors qu'il devait, auparavant, resaisir chaque fois la totalité de la facture.