Dans cette deuxième partie de l'interview de Pascal Salvans, créateur du logiciel de caisse Gestmag, nous allons parler de la méthode de mise à jour des données, permettant de visualiser le stock d'un article dans n'importe quel magasin ou dépôt de la chaîne. Nous verrons également que Gestmag Multi-Sites permet de paramétrer précisément les données qui seront synchronisées entre les magasins et le site central.
Nous avons vu qu'à partir d'une boutique, il est possible de voir le stock des autres boutiques ou du site central. Pour cela, une mise à jour des données est nécessaire. Cette mise à jour entre les différents sites d'une chaîne peut-elle être faite de manière automatisée ?
Non, il n'y a pas d'automatisme. Généralement, les boutiques envoient leurs ventes et chiffre d'affaires le soir au site central. Le lendemain matin, à (ou avant) l'ouverture du magasin, les données de la boutique sont également mises à jour par le site central.
Comment cela se passe-t-il en pratique ?
À la clôture de caisse, il suffit de sélectionner les données que l'on veut envoyer et de cliquer sur le bouton "Transfert". Le type de données à envoyer est paramétrable (ce sont simplement des cases à cocher) pour pouvoir par exemple n'envoyer que les données de vente ou au contraire envoyer également les fiches des nouveaux clients, nouveaux articles, etc.
Une fois envoyées, les données partent sur un site FTP sur lequel elles restent en attente jusqu'à ce que le serveur vienne les récupérer.
Pour qu'une boutique puisse connaître le stock d'autres magasins du groupe, il faut donc récupérer les informations de stock de ces magasins. Faut-il sélectionner, dans les paramétrages, les noms des magasins pour lesquels une boutique souhaite voir les stocks ?
Non, ce n'est pas nécessaire, les informations de la totalité des magasins sont automatiquement récupérées.
Nous avons déjà vu que la visualisation des stocks d'autres boutiques ne se fait pas en temps réel mais correspond à l'état de stock constaté lors de la dernière mise à jour des données. Si une boutique a besoin de connaître très précisément la quantité en stock d'un produit dans les autres boutiques, est-il possible de lancer une mise à jour des données en journée, en pleine activité ?
Oui, tout à fait, le stock récupéré et affiché correspondra alors au stock réel des autres boutiques, à quelques minutes près.
Le temps d'attente de la mise à jour est-il important ?
Non, c'est très variable selon la taille de la base de données, mais généralement, en deux minutes, toutes les informations sont récupérées.
Pendant la durée de la mise à jour, le logiciel de caisse Gestmag est-il utilisable ?
S'il n'y a qu'un seul poste, non, mais s'il y a plusieurs postes dans le magasin, seul le poste qui fait office de serveur n'est pas utilisable pendant la mise à jour. Il faut noter que celle-ci est très rapide et qu'elle est généralement faite pendant la nuit.
