Aujourd'hui, nous continuons la présentation du logiciel Gestmag 2005 avec la fonction de clôture de caisse. Nous verrons que cette fonctionnalité offre de nombreuses possibilités. Malgré son nom, elle peut faire également office de X de caisse, permet de visualiser tous les tickets ainsi que de corriger leurs règlements. Un petit outil de comptage de caisse bien pratique ainsi qu'un ingénieux module de gestion des chèques différés complètent le tout.
Nous avons déjà vu qu'une des fonctionnalités importantes du menu "Caisse" de Gestmag 2005 est le tableau synthétique de l'activité de la journée. La deuxième fonction marquante de ce menu est bien sûr la gestion de clôture de caisse.
Celle-ci va d'ailleurs bien plus loin qu'une simple fonction de clôture de caisse comme nous le verrons par la suite. Mais commençons par la clôture proprement dite, Gestmag 2005 est souple puisque vous pouvez tout aussi bien clôturer une seule journée que toute une période (plusieurs jours, une semaine, un mois, etc..), voire même une période (quart..) dans une journée.
Mais même si vous avez clôturé plusieurs journées simultanément, vous pourrez toujours réimprimer les journaux (ventes, caisse, règlements, etc..) journée par journée.
La clôture de caisse peut être globale ou effectuée vendeur par vendeur. Une option permet d'indiquer à Gestmag 2005 si les tickets peuvent toujours être modifiés après clôture.
Gestmag dispose de plusieurs outils facilitant la clôture de caisse: déjà un petit module vous permettant de compter simplement et rapidement vos pièces et billets pour le calcul de fond de caisse. Rien d'extraordinaire mais c'est toujours utile!
Un deuxième outil bien plus original vous permet de ne pas oublier de déposer en banque les chèques différés qui sont arrivés à échéance. C'est un module très bien pensé et particulièrement efficace pour tous les commerces qui proposent à leurs clients des règlements en plusieurs mensualités (3 chèques par exemple). Plus besoin de fouiller dans les enveloppes de chèques en attente d'encaissement!
A partir de la fonction de clôture, vous pouvez également visualiser, un par un, tous les tickets de la période à clôturer (apparemment uniquement le premier jour de la période si vous clôturez plusieurs jours). A chaque fois, vous pourrez voir le détail du ticket de caisse, le nom du vendeur, le nom du client, le détail des règlements, l'heure du passage en caisse, des informations diverses sur les offerts, remises, arrhes, acomptes, etc..
Gestmag, en plus d'être un logiciel de caisse, est également un logiciel de gestion commerciale, vous pourrez donc visualiser de la même façon les factures, devis, pro-formas, avoirs, BL, commandes, etc..
Tous les documents peuvent être ici réimprimés et leurs règlements éventuellement corrigés.
Au moment de la clôture (le Z), Gestmag peut imprimer de nombreuses informations: vous pouvez choisir d'imprimer quasiment une quinzaine de journaux (ventes, détails par rayon, règlements, prélèvements, BL, réservations, chèques différés, etc..), c'est d'ailleurs souvent une source de confusion pour les débutants qui ne savent pas toujours quels journaux choisir.
Vous pouvez même choisir, pour certains journaux, les documents à prendre en compte (tickets de caisse, avoirs, factures, remboursements, etc..). Chaque journal peut également être visualisé à l'écran et être exporté sous divers formats (Excel, Word, HTML, PDF, XML) ainsi qu'être envoyé par email au destinataire de votre choix!
La possibilité de voir (et d'imprimer) n'importe quel journal de vente à tout moment de la journée fait que cette fonctionnalité peut également servir à imprimer un X de caisse (un détail de l'activité de la journée) sans avoir besoin de clôturer.
Enfin, un fonctionnalité de statistiques horaires complète le tout. Avec cet outil vous pourrez visualiser, sous la forme d'un tableau de données ou d'un graphique, l'évolution de votre chiffre d'affaires, heure par heure, pour la journée en cours ou n'importe quelle période (semaine, mois, etc..).
