Il est de plus en plus courant et pratique d'envoyer ses documents commerciaux (devis, facture..) par courrier électronique. C'est très rapide, économique, et demande peu de travail. Le logiciel de caisse Gestmag permet d'optimiser encore plus le travail en prédéfinissant à l'avance et automatiquement le texte de l'email envoyé. Une nouvelle fonctionnalité permet aussi d'archiver facilement tous ses documents au format PDF
Le logiciel de caisse Gestmag 2006 facilite la production de documents commerciaux au format PDF et leur envoi par courrier électronique.
Chaque fois qu'un document commercial (facture, devis, avoir, bon de livraison, commande, etc.) sera sauvegardé au format PDF, il pourra être sauvegardé automatiquement dans un dossier défini par l'utilisateur.
Dans les paramétrages du logiciel, on peut effectivement indiquer un dossier de sauvegarde pour chaque type de document. Toutes les factures seront donc archivées dans un dossier, tous les bons de livraison dans un autre, etc.
Bien sûr, le commerçant peut indiquer le même dossier de sauvegarde pour tous les documents, mais le but recherché est de pouvoir archiver et retrouver facilement tous ses documents commerciaux sans avoir besoin de Gestmag.
Chaque document PDF généré par le logiciel aura un nom de fichier pertinent et facilement identifiable. L'utilisateur a le choix entre deux types de nom de fichier. Par exemple, un nom de fichier PDF contenant une facture pourra être "Facture 000452 Charrier", "Charrier" étant le nom du client.
Les fonctions de génération automatique de nom de fichier PDF et de sauvegarde du fichier dans un dossier prédéfini permettent donc au commerçant de retrouver très facilement un document commercial.
Lorsque l'utilisateur crée un document commercial (facture, devis, etc.), il peut, d'un clic, générer le document au format PDF et l'envoyer par courrier électronique au client.
La version 042 du logiciel de caisse Gestmag apporte de nouvelles possibilités afin de prédéfinir automatiquement le titre et le corps du courrier. Pour chaque type de document, il sera en effet possible de créer à l'avance un titre d'email et un texte d'accompagnement qui seront présentés par défaut à la création du courrier.
Par exemple, pour les factures, vous pouvez indiquer le titre "Facture concernant votre commande à la Papeterie Lanne" et un texte d'accompagnement de type "Nous vous remercions pour votre commande et pour l'accueil que vous avez réservé à notre commercial, vous trouverez ci-dessous la facture de la commande..."
Lorsque vous demanderez à Gestmag d'envoyer une facture par email, ce courrier comprendra donc la facture au format PDF (avec un nom compréhensible, comme on l'a vu plus haut), un titre et un texte d'accompagnement prédéfinis.
Il n'y aura donc plus qu'à cliquer sur le bouton "Envoyer" pour que le courrier électronique soit automatiquement envoyé.
Toutes ces fonctions permettent donc d'optimiser son temps de travail en passant le moins de temps possible sur des actions administratives.
Au moment de l'envoi de l'email, l'utilisateur pourra tout de même personnaliser le courrier si nécessaire. Le courrier créé par Gestmag pourra même comporter des couleurs et des enrichissements typographiques, le courrier pouvant être automatiquement traduit au format HTML.
Plusieurs fonctions (reprise automatique de certaines données de la fiche client, sauvegarde de l'email pour le réutiliser comme modèle, ajout de fichiers textes (RIB, texte de garantie, etc.) dans le corps du courrier, etc.) permettent d'enrichir et de faciliter l'envoi.
