▶︎ Anikop Gestion magasin d'optique * : Communication avec le logiciel de gestion commerciale - Fiche client - Gestion documentaire (4)

Anikop Gestion magasin d'optique * est un logiciel qui permet de gérer l'organisation administrative (planning, emails, rendez-vous, rappels, etc.) d'un magasin d'optique, mais il peut aussi communiquer avec le logiciel de gestion commerciale du magasin, notamment WinOptics * ou ProOptic *. Les coordonnées des clients seront alors automatiquement reprises dans le logiciel d'Anikop *. Nous verrons également que ce logiciel permet d'enregistrer les membres d'une même famille sur une seule fiche client.

Nous avons prévu de sortir un outil qui permettra d'optimiser la gestion du personnel. Cet outil pourra contrôler le planning du magasin et vérifier si le nombre de collaborateurs prévu chaque jour est adapté (en fonction des absences, RTT, jours de congé, rendez-vous à l'extérieur, etc.).

Il faut savoir en effet qu'il arrive souvent que le magasin se retrouve surchargé parce qu'il n'y a qu'un ou deux collaborateurs présents suite à une mauvaise planification, ou au contraire qu'il y a quatre ou cinq collaborateurs présents alors qu'il n'y en a pas besoin d'autant ce jour-là.

Avec notre outil, le gérant pourra gérer au plus près ses ressources humaines.

Le logiciel intègre sa propre gestion des clients, fournisseurs, et mutuelles ; mais il peut effectivement aussi importer les données du logiciel de gestion du magasin.

Aujourd'hui, Anikop Gestion magasin d'optique * est compatible avec deux produits : WinOptics * et ProOptic *.

C'est une synchronisation automatique. Anikop * va prendre directement les clients et les fournisseurs dans le logiciel de gestion commerciale et les importer dans sa base.

Ces tiers seront donc visibles dans Anikop Gestion magasin d'optique * mais ne seront modifiables que dans le logiciel de gestion commerciale.

Les coordonnées de la fiche ne sont modifiables qu'en gestion commerciale (c'est le logiciel de gestion commerciale qui pilote), mais de nombreuses autres données peuvent être ajoutées ou modifiées : la partie "foyer" qui permet d'ajouter des membres de la famille du client (enfants, etc.), des notes, des dossiers (emails, comptes-rendus d'appels ou de visite, etc.).

Les dossiers sont particulièrement utiles puisqu'ils permettent de suivre le client, en enregistrant par exemple les appels émis ou reçus, en programmant des actions de rappel téléphonique, etc.

Une gestion identique de dossiers est proposée pour les fournisseurs et les mutuelles.

Il est à noter qu'une gestion documentaire est aussi intégrée au logiciel. Par exemple, pour chaque client, il sera possible d'affecter des documents externes (PDF, Word, Excel, etc.) ; ces documents (contrats, graphiques, tarifs, etc.) seront automatiquement placés sur le serveur du magasin et seront donc accessibles à tous les collaborateurs.

Un double-clic sur le titre du document permettra de l'ouvrir pour le visualiser. Des fonctions avancées permettent d'extraire un document pour qu'il ne soit plus modifiable par les autres utilisateurs.