▶︎ Anikop Gestion magasin d'optique * : Appels en absence - Avertissement qu'un rendez-vous vient d'arriver - Droits d'accès et horaires de chaque collaborateur (3)

Anikop Gestion magasin d'optique peut gérer précisément les horaires de chaque collaborateur du magasin. Les horaires pourront même être définis pour chaque jour de chaque semaine, ce qui facilite la prise de rendez-vous, l'hôtesse d'accueil ayant toujours sous les yeux (le planning graphique) les disponibilités de chacun. Nous verrons aussi que des outils permettent de noter les appels en absence et de régler les droits d'accès de chaque collaborateur (pour que certains d'entre eux n'aient pas accès, par exemple, à des informations confidentielles).

Oui, il y a également les appels en absence. Si quelqu'un (client, fournisseur, etc.) vient vous voir ou vous appelle alors que vous êtes absent ou occupé, l'hôtesse d'accueil va pouvoir enregistrer cet évènement.

Un formulaire est prévu, afin qu'elle puisse noter la raison sociale et/ou le nom du visiteur, le nom de la personne à qui elle voulait parler, et qu'elle puisse cocher l'évènement adéquat : "a téléphoné", "est passé vous voir", ou "désire vous voir".

L'hôtesse pourra également noter le motif de l'appel et cocher le résultat attendu : "le rappeler", "il rappellera", "il repassera".

Le collaborateur concerné recevra alors un message interne avec toutes ces informations, dès qu'il se connectera.

Oui, par exemple, si un collaborateur travaille momentanément à une table de vente alors que son rendez-vous vient d'arriver, l'hôtesse pourra le prévenir discrètement via le logiciel. Une fonction est prévue pour cela.

Chaque collaborateur a bien sûr une fiche, et des droits d'accès peuvent lui être affectés. Par exemple, seuls certains collaborateurs pourront avoir le droit de supprimer une fiche client ou mutuelle, d'autres ne pourront pas ajouter une tâche ou visualiser la fiche descriptive d'un fournisseur, etc.

Anikop Gestion magasin d'optique gère aussi les horaires des salariés. Un horaire par défaut peut être indiqué pour chaque salarié, mais aussi un horaire pour chaque jour de chaque semaine !

Ces horaires sont reportés sur l'agenda, ce qui fait qu'il est facile de prendre en compte les horaires d'un collaborateur lors de la prise d'un rendez-vous.